Het komt weleens voor dat incidenten op of rond de school worden gedeeld via sociale media. In sommige gevallen pikken traditionele media het incident op en groeit het uit tot een mediaschandaal. Hoe moet je daar als school op reageren? En welke maatregelen zijn passend? De nieuwe Kennisnet-publicatie Sociale media en schoolmedewerkers: omgaan met valkuilen zet tien tips voor je op een rij.
1. Neem de regie in eigen hand
Neem bij een incident zo snel mogelijk de regie in handen en wees door middel van een mediaplan voorbereid op vragen van de pers. Dit betekent niet dat je meteen alle vragen moet beantwoorden, soms is het juist verstandig om de media buiten de deur te houden – ook dat valt onder de regie in eigen handen houden.
2. Maak afspraken en zet die op papier
Wie doet wat als zich een incident voordoet? En welke stappen doorloop je? Dergelijke zaken leg je vast in een calamiteiten- of mediaprotocol. Denk aan afspraken over wie de pers te woord zal staan en wat andere betrokkenen – denk aan ouders, leraren en leerlingen – geacht worden te doen als een journalist hen aanspreekt.
3. Maak afspraken met de media
Speelt er een incident? Dan kan het beter zijn om zelf met het nieuws naar buiten te komen dan te wachten tot de pers het via een andere weg oppikt. Overweeg in dat geval om zelf contact te zoeken met de (regionale) media. Vertel wat je weet, hoe je ze verder zal informeren, wanneer je dat doet en wat journalisten wel of niet mogen op of rond de school. Vergeet ook niet om contactinformatie op de schoolwebsite te plaatsen.
4. Werk samen met andere betrokkenen
Is er ook een andere school betrokken bij het incident? Werk in dat geval zoveel mogelijk samen en verdeel de taken. Stem ook één gezamenlijk verhaal af, om te voorkomen dat je tegen elkaar wordt uitgespeeld.
5. Licht eerst het personeel in, dan de ouders en de leerlingen, daarna de media
Hanteer de juiste volgorde als het gaat om het informeren van betrokkenen: eerst de eigen medewerkers, dan de ouders en leerlingen en dan pas de media. Zo voorkom je dat medewerkers of ouders het incident vernemen via de media.
6. Overleg met de media
Ga er niet automatisch van uit dat journalisten je tegenstander zijn en louter op zoek zijn naar sensatie, maar probeer met elkaar samen te werken. Vaak is de pers bereidwillig om naar je argumenten te luisteren en te zoeken naar een goede oplossing.
7. Weet hoe je een persconferentie geeft
In extreme gevallen kan een persconferentie de enige mogelijkheid zijn om met één overtuigend verhaal naar buiten te komen. Bereid dit dan ook goed voor, liefst onder leiding van een communicatieprofessional. En vergeet niet; ook tijdens een persconferentie hoef je lang niet alle vragen te beantwoorden.
8. Maak een afweging tussen transparantie en privacy
Bij incidenten is het belangrijk om zo transparant mogelijk te zijn, maar bescherm te allen tijde de privacy van alle betrokkenen.
9. Bedenk: een slechte naam verdwijnt ook wel weer
Als de school in de (online) media in een negatief daglicht komt te staan is dat natuurlijk hartstikke vervelend. Vergeet niet dat dit ook wel weer verdwijnt. Als school kun je daaraan bijdragen door al het positieve nieuws over de school actief naar buiten te brengen.
10. Gebruik de ervaring en media-aandacht ten positieve
Haalt een vervelend incident de media? Evalueer achteraf hoe je er als school mee bent omgegaan. Breng in kaart wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan. Een eventuele volgende keer profiteer je daarvan.
Verder lezen?
De tips die in dit artikel aan bod komen, zijn afkomstig Sociale media en schoolmedewerkers: omgaan met valkuilen, een publicatie van Kennisnet in samenwerking met stichting School en Veiligheid. Ben je op zoek naar meer informatie en verdieping? Download dan nu de publicatie. Ter aanvulling op de publicatie ontwikkelde Kennisnet tevens een set discussiekaarten – voor leraren in het po en vo – die je kunt gebruiken om de gespreksvoering over sociale media in goede banen te leiden.
Heeft jouw school weleens te maken gehad met een incident dat breed werd uitgemeten in (landelijke) media? Hoe is jouw school daarmee omgegaan? Laat een reactie achter via onderstaand reactieformulier.
