Lijkt het wel alsof je steeds meer mailtjes krijgt van ouders? Komen kinderen toch zonder de juiste gymkleding of schoolreisbenodigdheden op school? Blijven ouders maar vragen stellen over die ene activiteit, terwijl je die toch keurig in de nieuwsbrief had uitgelegd? Misschien is het tijd om te kijken hoe je effectiever kunt communiceren. Dat scheelt tijd en frustratie.
1. Kies de juiste titel
Ouders worden net als jij dagelijks overstelpt met mailtjes. Help hen door een goede titel voor je mail te kiezen. Eentje waarmee ze direct weten of lezen voor hen belangrijk is. En die makkelijk terug te zoeken is in een overvolle mailbox.
Vage titel: Schoolactiviteiten
Duidelijke titel: Vertrektijd en inpaklijst schoolkamp
2. WWWWH
Je herkent de letters misschien van de stelopdrachten in het taalboek: wie, wat, waar, wanneer, hoe (en eventueel waarom.) Voordat je een mailtje over een activiteit verstuurt, check even of dit er allemaal duidelijk in staat. Dat scheelt een hoop vragen van ouders.
3. Kies een vast tijdstip (voor het beantwoorden van je mail)
Bundel het beantwoorden van de mailtjes. Kies een vast tijdstip waarop je dit doet. Het steeds openen van je mail kost veel tijd in je hoofd. Het bundelen zorgt er ook voor dat je geen eindeloos to-dolijstje in gedachten hebt. Je kunt het loslaten, want je weet wanneer je er wel voor tijd hebt.
4. Kies een vast tijdstip (voor het versturen van nieuwsbrieven of het posten van blogs)
Wanneer is jouw favoriete tv-programma op de buis? Hoe laat is die ene leuke presentator op de radio? Juist, op een vast moment. Zelfs Netflix gebruikt vaste momenten bij het lanceren van nieuwe series, zoals Undercover. Dat is overzichtelijk, goed in te plannen en makkelijk te onthouden. Post daarom je groepsblog op een vast moment van de week. Mail de nieuwsbrief elke eerste dag van de maand. Oh ja, en kies dan niet maandagochtend 8.00 uur, want dan verdwijnt die tussen de afspraken en mails van de werkende ouders. Na een vrij weekend worden zij op hun werk (ook) met berichten overspoeld.
5. Schrijf oprolbaar
Vroeger, toen kranten nog letterlijk gedrukt werden, moesten journalisten ‘oprolbaar’ schrijven. Het belangrijkste moest bovenaan. Als er dan last minute breaking news in de krant moest, konden de andere berichten snel worden ingekort. De drukker haalde de onderste de zinnen weg. Hij wist zeker dat het belangrijkste in het nieuwsbericht bleef staan. Zoiets geldt ook voor e-mailberichten en nieuwsbrieven. Ouders lezen ze vaak niet helemaal. Schrijf het belangrijkste dus eerst.
Goed voorbeeld: Beste ouders, aanstaande maandag vervalt de gymles. Wilt u uw kind om 8.30 uur op het plein afzetten i.p.v. bij de gymzaal? We zijn bezig met project X en daarom gaan we extra activiteiten doen. Helaas is het alleen mogelijk om deze tijdens de gymles te doen… enzovoort.
Niet zo handig: Wat is project X toch leuk! Wat een enthousiaste kopjes in de klas. We hebben al prachtige dingen gemaakt en geleerd. We gaan maandag een aantal bijzondere activiteiten doen […]. Dus wilt u uw kind daarom om 8.30 uur op het plein afzetten i.p.v. bij de gymzaal?
6. Bewaar standaardteksten
De kennismakingsavond, de sinterklaasviering, de luizencontrole, het rapportgesprek: elk jaar komen ze terug. Vaak zelfs meerdere keren per jaar. Bewaar zulke standaardteksten in een handig mapjessysteem op je computer. Dat scheelt veel tijd en is ook handig voor nieuwe collega’s.
7. Gebruik duidelijke koppen
Veel mensen scannen mailtjes en nieuwsbrieven. Ze lezen ze niet van A tot Z. Help deze ouders door in nieuwsbrieven goede koppen te plaatsen. Schrijf je een lange mail met meerdere boodschappen? Ook dan zijn koppen handig. Zie tip 1.
8. Schrijf data én dagen van de week
Het is zo gebeurd, een foutje in de datum. Schrijf daarom de dag van de week én de datum op. Dus ‘Maandag 30 november graag fietsen mee naar school.’
Dat is makkelijker onthouden voor ouders. Als het fout gaat, is dat snel duidelijk. Want in de agenda staat immers geen maandag 29 november dit jaar. Schrijf zo min mogelijk ‘morgen’ en ‘overmorgen.’ Je weet niet wanneer de ouders je mail lezen. Misschien is ‘morgen’ dan al ‘vandaag.’
9. Beantwoord niet meteen
Sommige mensen zien e-mail als een soort van WhatsApp: een direct lijntje met jou, waarbij jij altijd beschikbaar bent. Ze mailen zonder aanhef en reageren in korte zinnetjes. Het risico is dat ze op jouw reactie blijven reageren. Waarop jij dan weer reageert en zij daar weer op… De drempel om jou te mailen wordt dan te laag. Ook heb je kans dat ze alles op de mail zetten zonder eerst zelf na te denken. Er zijn natuurlijk ook genoeg dingen die ze aan een andere ouder kunnen vragen. Laat er even tijd overheen gaan. Antwoord later. Zo leg je het automatisch reageren stil. NB: we bedoelen natuurlijk niet dat je onbereikbaar moet worden 😉 Je kunt als leerkracht zelf het best inschatten voor welke ouders dit geldt.
10. Pak op tijd de telefoon
Mailtjes lijken efficiënt, maar als je heen en weer blijft tikken met een ouder, kan dat flink wat tijd kosten. Pak de telefoon als je merkt dat de informatie niet begrepen of opgepikt wordt. Ouders waarderen meestal de aandacht die je daarmee geeft. Bovendien geeft een gesprek extra informatie door de toon waarop iemand spreekt.
