De effectiviteit van je les is voor een groot deel afhankelijk van de werkvorm die je gebruikt. Niet alleen wat, maar ook hoe je ze iets bijbrengt is van groot belang. Bij vergaderingen werkt dit net zo. Maar: terwijl in de klas vaak volop gebruik wordt gemaakt van activerende werkvormen, vinden vergaderingen opvallend vaak plaats in precies dezelfde setting. Hoe doorbreek je dit patroon?
Dit artikel is geschreven door Marieke Grasboer van Bureau Spraakwater. Bureau Spraakwater helpt professionals bij het ontwikkelen van hun communicatieve vaardigheden zoals effectief vergaderen, presenteren en overtuigend schrijven.
Het is eerder regel dan uitzondering dat vergaderingen worden ingepland na een lange dag lesgeven, nakijken en voorbereiden. Op zo’n moment ben je niet meer op je scherpst. De overleggen vinden doorgaans plaats in dezelfde ruimte, er zitten steeds dezelfde mensen aan tafel en mede daardoor vertoont iedereen doorgaans hetzelfde gedrag. Vaak is er een select clubje collega’s dat daadwerkelijk met elkaar in gesprek gaat, maar veel aanwezigen zeggen niets. Als je geluk hebt, let iedereen nog een beetje op, al zijn er ook altijd docenten die de vergadering uitzitten.
Met het volgende stappenplan krijg je collega’s uit hun stoel, in de benen en zorg je ervoor dat er effectief vergaderd wordt:
1. Bepaal het doel
Net als tijdens het lesgeven heeft de manier waarop je vergadert grote invloed op de effectiviteit en motivatie tijdens een vergadering. De vergadervorm stuurt het gedrag van de deelnemers. Waar je je bij het voorbereiden van lesstof afvraagt wat (en hoe) je de leerlingen iets wil bijbrengen, is het tijdens vergaderingen belangrijk om je af te vragen wat het doel is van het agendapunt dat je bespreekt.
Er zijn 5 soorten vergaderdoelen: inventariseren, kennis delen, brainstormen, discussie voeren en een besluit nemen. Bedenk van tevoren goed wat je eigenlijk wil bereiken met jouw agendapunt. Wil je je collega’s informeren over een nieuw plan? Wil je graag input voor een nieuwe werkwijze? Wil je een besluit nemen over het budget?
2. Bepaal het gewenste gedrag
Ben je eruit wat het doel is van jouw agendapunt? Bepaal dan welk gedrag van collega’s je nodig hebt om dit doel te bereiken. Stel: het doel van jouw agendapunt is brainstormen. Je wil dus input uit de groep halen. Terugkijkend op vorige brainstormsessies, weet je dat er op dit soort momenten eigenlijk altijd maar drie collega’s aan het woord zijn. Of dat collega X iets roept, waarna de brainstormsessie alleen nog maar in die richting gaat. En de ideeën van collega Y worden eigenlijk altijd direct afgekapt.
Dit gedrag wil je deze keer dus niet zien. Je wil juist graag dat iedereen meedenkt en dat alle ideeën aandacht krijgen. Je weet nu dus welk gedrag je wenst te zien tijdens jouw agendapunt. Vanuit hier kun je de juiste werkvorm gaan bepalen.
3. Bepaal de werkvorm
Kies op basis van het doel en het gewenste gedrag de juiste werkvorm. Het inzetten van een nieuwe werkvorm kan nog weleens op weerstand stuiten. Jouw houding en gedrag zijn dan ook een belangrijke sleutel in het meekrijgen van collega’s. Straal bij het inzetten van je werkvorm dan ook duidelijk uit dat je er helemaal achter staat en laat je niet verleiden om erover in discussie te gaan.
Begin klein
Een activerende werkvorm doet wonderen voor een vergadering. Maar ook kleine veranderingen kunnen een positieve invloed hebben op het gedrag van collega’s. Probeer de volgende keer bijvoorbeeld eens iets anders qua setting. Vergader in een andere ruimte, ga naast iemand zitten die je eigenlijk nooit spreekt of probeer op een ander tijdstip bij elkaar te komen.
Wat zou jij, klein of groot, kunnen en willen veranderen aan jullie vergadersetting? Deel je reactie via onderstaand reactieformulier.
