Bij werken in de zorg denk je niet direct aan timemanagement. Toch is dit heel belangrijk om studenten te leren; niemand wil tenslotte een uur in de wachtkamer doorbrengen. Hoe leer je studenten het belang van de klok en het zorgvuldig en efficiënt omgaan met hun tijd?
Medische handelingen verrichten of goede communicatie met de patiënt: allemaal hartstikke essentieel tijdens de opleiding van jouw student. Maar ook timemanagement is cruciaal voor zorgprofessionals, omdat zij vaak te maken hebben met volle werkroosters, spoedsituaties en een hoge werkdruk. Goede timemanagementvaardigheden helpen om prioriteiten te stellen en taken efficiënt in te delen, zodat zorgprofessionals (in opleiding) patiënten goed kunnen verzorgen. Zonder timemanagement raken medewerkers snel overbelast, wat kan leiden tot fouten, verhoogde stress en uiteindelijk zelfs burn-out.
Veerkracht en zelfvertrouwen door timemanagement
In het zorgonderwijs is timemanagement daarom een belangrijk aandachtspunt. Door tijdens hun opleiding te oefenen met timemanagement, ontwikkelen studenten een waardevolle basis die hen helpt om straks zelfstandig en gestructureerd te werken. Denk aan praktische lessen over het maken van dagplanningen, prioriteiten stellen en omgaan met tijdsdruk. Door timemanagement al vroeg in de opleiding te integreren, bouwen zorgstudenten veerkracht en zelfvertrouwen op. Dit vergroot niet alleen hun succes in hun stageperiodes, maar bereidt ze ook beter voor op een duurzame carrière in de zorg!
Timemanagementtips voor tijdens de lessen
Als docent wil je daarom concrete timemanagementtips meegeven aan je studenten. Het is daarbij verstandig om te vertellen dat niet elke tips voor iedereen werkt. Moedig studenten aan om er zelf mee aan de slag te gaan, zodat ze kunnen ervaren wat helpt in het structureren van hun werkzaamheden. Een aantal tips voor studenten op een rij:
1. Plan je dag gestructureerd
Begin elke dag of dienst met een overzicht van je taken. Maak een lijst van de vaste taken, zoals medicatierondes of afspraken, en plan deze op specifieke tijden. Vervolgens kun je de rest van je taken om deze vaste blokken heen plannen. Door met een duidelijke structuur te beginnen, houd je overzicht en voorkom je dat je iets over het hoofd ziet.
2. Stel prioriteiten met de ABC-methode
Verdeel je taken op basis van prioriteit:
A-taken: Dringende en belangrijke taken, zoals spoedgevallen en zorgtaken die niet uitgesteld kunnen worden.
B-taken: Belangrijke maar minder dringende taken, zoals het invullen van dossiers of overleg met collega’s.
C-taken: Minder dringende taken die je kunt uitstellen als dat nodig is, zoals het opruimen van materiaal of kleine administratieve klussen. Door deze prioriteitensetting kun je snel schakelen als er onverwachte situaties ontstaan.
3. Werk in tijdsblokken
Deel je dag in tijdsblokken in waarin je geconcentreerd aan specifieke taken werkt. Dit helpt om efficiënt te werken zonder constant van taak te wisselen, wat tijd en energie kost. Werk bijvoorbeeld 20 minuten aan een administratieve taak en neem daarna vijf minuten pauze. Deze methode heet de Pomodoro-techniek en helpt om gefocust te blijven.
4. Maak gebruik van checklists
Checklists helpen je om alles in de gaten te houden en taken af te vinken zodra ze af zijn. Dit kan zowel op papier als digitaal. Door taken af te vinken, krijg je een gevoel van controle en voortgang, en voorkom je dat je belangrijke stappen vergeet, vooral tijdens hectische diensten.
Er zijn veel apps beschikbaar die speciaal zijn gemaakt voor tijdbeheer, zoals Todoist of Trello. Met deze apps kun je takenlijsten maken, herinneringen instellen en je werk overzichtelijk houden. Voor wie liever met pen en papier werkt, kan een planner handig zijn. Kies iets dat bij jou past en gebruik het dagelijks.
5. Communiceer goed met collega’s
Zorg voor duidelijke communicatie en werk goed samen met je team. Bespreek aan het begin van de dag wie welke taken oppakt en houd elkaar op de hoogte van veranderingen. Door samen een goed overzicht te houden, voorkom je dubbel werk en kun je elkaar beter ondersteunen bij drukte.
6. Plan buffertijd in
Zorg dat je ruimte hebt voor onverwachte situaties door bewust wat extra tijd vrij te houden in je planning. Zeker in de zorg is het onvoorspelbaar wanneer er spoedsituaties of onverwachte vragen komen. Als je wat extra ruimte hebt, kun je flexibel blijven en hoef je minder vaak je planning aan te passen.
7. Leer ‘nee’ zeggen
Het is verleidelijk om altijd ‘ja’ te zeggen tegen extra taken, vooral in een team met veel werkdruk. Toch is het soms beter om vriendelijk aan te geven dat je geen ruimte hebt. Dit voorkomt dat je te veel hooi op je vork neemt, waardoor je belangrijke zorgtaken minder goed kunt uitvoeren. Vind je het moeilijk om meteen in te schatten of je ergens tijd voor hebt, zeg dan dat je later op de vraag terugkomt. Bekijk eventueel je planning (tip 1) en checklist (tip 4) voor je reageert.
‘Nee’ zeggen is een vaardigheid die bij uitstek geschikt is om in de veilige omgeving van het klaslokaal te oefenen. Een rollenspel biedt studenten de mogelijkheid om proces te doorlopen, en te ontdekken dat ook dit iets is wat ze kunnen leren.
9. Plan vaste momenten voor administratie
In de zorg is administratie een belangrijk onderdeel, maar het kan veel tijd in beslag nemen. Probeer vaste momenten in je dag of week te plannen voor het bijwerken van dossiers en andere administratieve taken. Op die manier blijft je administratie bij en bouw je geen achterstand op.
10. Evalueer je dag
Neem aan het eind van de dag of week even de tijd om te reflecteren. Wat ging goed, en wat zou je anders kunnen doen? Door te evalueren leer je van je ervaringen en kun je je timemanagement in de toekomst verbeteren.
11. Rust en herstel zijn essentieel
Timemanagement draait niet alleen om taken efficiënt afronden, maar ook om zorgen dat je genoeg hersteltijd hebt. Plan regelmatig rustpauzes in om even bij te komen, en neem echt je pauze. Door goed voor jezelf te zorgen, houd je meer energie over en blijf je geconcentreerd en gemotiveerd.
In het artikel ‘Zo leer je studenten omgaan met de fysieke en mentale druk in de zorg‘ vertellen we meer over het belang van ontspanning.
Timemanagement in de lessen
Kortom, timemanagement is een essentiële vaardigheid in de zorg. Vraag bijvoorbeeld aan studenten op hun ‘terugkomdag’ tijdens hun stageperiode hoe ze dit ervaren, waar ze tegenaan lopen en hoe ze dit in het vervolg beter kunnen doen. Laat studenten elkaar ook advies en tips geven. Wijs ze daarnaast op bovenstaande tips en voor je het weet lopen hun stagedagen en toekomstige werkdagen op rolletjes…
