Lesgeven, nakijken, e-mailen, rapporteren, bellen, vergaderen… De agenda van een docent moet goed worden gemanaged. David Allen is de bedenker van Getting Things Done: een uitgebreide en beproefde methode om productief te werken. In dit artikel introduceren we Getting Things Done en geven we handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan.
Getting Things Done (GTD) is de productiviteitsmethode die je helpt je te concentreren op wat op dit moment het belangrijkst voor je is. GTD is gebaseerd op het principe dat je jezelf geen zorgen hoeft te maken, zolang je taken maar zijn vastgelegd. Het moeten onthouden van alle taken maakt dan plaats voor het daadwerkelijk uitvoeren ervan. Het idee erachter is simpel: als jouw hoofd leeg is en jouw ideeën zijn georganiseerd, kan je zonder stress productief zijn en jouw creativiteit voor je laten werken. GTD is gebaseerd op de volgende vijf basisprincipes:
- Verzamel: leeg je hoofd door alle gedachten en ideeën die door je hoofd spoken te bewaren in een bucket. Dit kan in praktijk een schrijfblok, postvak, taperecorder, laptop of inbox zijn. Deze bucket leeg je eens per week.
- Verwerk: verwerk de items in je bucket altijd op dezelfde manier. Je leest hier meer over de juiste aanpak.
- Organiseer: onderverdeel je items in een aantal verschillende lijsten met ieder hun eigen doel. Voorbeelden van verschillende typen lijsten vind je hier.
- Bekijk: bekijk de lijst met items dagelijks of wekelijks. Bepaal aan de hand van je beschikbare tijd, energie en voorzieningen welke actie prioriteit krijgt.
- Doe: met alleen organiseren en categoriseren kom je er niet. Aan de slag dus! Deze eenvoudige methode zorgt ervoor dat je taken kunt afstrepen en een voldaan gevoel krijgt van je slinkende takenlijst.
GTD in het onderwijs
De GTD-methode wordt gebruikt in heel wat verschillende branches en beroepen, waaronder in het onderwijs en door docenten. Hoe je dat kunt doen? We zetten drie tips voor je op een rij:
- Maak lijsten
Zorg voor overzicht en maak (eventueel digitaal) verschillende hoofdcategorieën aan, bijvoorbeeld onderwijsplannen en oudercommunicatie. Je verzamelt er verschillende taken die zijn gekoppeld aan de hoofdcategorie. Denk aan: ouders Teun bellen en bijpraten over gedrag in de klas of brief opstellen omtrent klassenuitje naar museum. Klik hier voor meer voorbeelden van hoofdcategorieën en subtaken.
- Noteer altijd alles
Schrijf gedurende de dag alle werk gerelateerde zaken op die je te binnen schieten. Je kunt hiervoor een app gebruiken, maar Post-its volstaan ook. Leg ze in dat geval aan het eind van de werkdag in een hiervoor speciaal aangeschafte documentenbak en breng de gedachten, ideeën en taken onder bij een van de hoofdcategorieën.
- Selecteer en voer uit
Tijd om je taken uit te voeren. Spendeer iedere ochtend een paar minuten aan het markeren van de acties die op die dag moeten gebeuren. Zet de acties ook direct op volgorde en ga aan de slag!
Meer weten?
Er bestaan heel wat digitale tools die het plannen, beheren en uitvoeren van taken nog makkelijker maken. Een voorbeeld hiervan is GTDNext. Ben je op zoek naar meer inspiratie en wil weten hoe GTD in de praktijk voor je kan werken? Lees dan het verhaal van een leerkracht die deze methode succesvol heeft toegepast op zijn school in Amerika.
Heb jij ervaring met Getting Things Done in het onderwijs? Of pas je een andere productiviteitsmethode toe? Laat je tips en ervaringen achter via onderstaand reactieformulier.
