Wil je nieuw lesmateriaal kopen voor jouw school? Als school ben je een semi-overheidsorganisatie en daardoor gebonden aan de Europese aanbestedingsprocedure. Dit is een ingewikkelde procedure waar je veel tijd aan kwijt kan zijn. Wat de aanbestedingsplicht precies inhoudt én hoe je dit als school aan kunt pakken, legt Cock Meijer, Key-Accountmanager bij Malmberg, je graag uit. ‘Mijn eerste advies is altijd: neem je tijd!’
Europees aanbesteden in het kort
Als je namens een school nieuwe leermiddelen inkoopt, moet je een aantal stappen volgen: de aanbestedingsprocedure. De aanbestedingsplicht is niet nieuw, maar door de Wet op Gratis Schoolboeken (2009) geldt dit ook voor scholen. ‘Het is belangrijk om te weten dat de aanbestedingsplicht er is en dat die geldt voor semi-overheidsinstellingen, dus ook voor scholen’, legt Cock uit.
Het proces van het Europees aanbesteden is voor je dagelijks werk als docent niet relevant. Maar het is wél handig als je op de hoogte bent. ‘Jij bent immers degene die lesgeeft en invloed hebt op de aankoop van leermiddelen’, aldus Cock.
Elke aanbestedingsprocedure volgt dezelfde stappen. De Europese procedure heeft strenge regels, een vaste planning en vastgestelde termijnen voor elke stap. Als je als school leermiddelen inkoopt, moet je de stappen van het Europees aanbesteden volgen. Je plaatst een aanbestedingsopdracht op TenderNed en aanbieders reageren op de opdracht.
Ben je benieuwd naar de verdere stappen die je in een Europese aanbestedingsprocedure doorloopt? Bekijk dan de uitleg op de website van Malmberg.
De trend in het aanbesteden
Er zijn twee manieren van aanbesteden van lesmateriaal: in een organisatie en individueel. Scholen kunnen zich aansluiten bij een organisatie die de aanbesteding voor je regelt, zoals SIVON. Tegenwoordig zien we dat steeds meer scholen zich aansluiten bij een SIVON.
Maar individueel aanbesteden is ook een optie. Je kunt de leermiddelen dan rechtstreeks bij uitgevers afnemen. Cock legt uit wat hier het voordeel van is: ‘Scholen kunnen dan zelf kiezen hoe ze de leermiddelen opbouwen. Je kunt het vergelijken met een bestek voor het bouwen van een huis. Je kiest zelf de stenen, hoe het huis wordt ingedeeld, welke kleur er op de muren komt, noem maar op. Dus als een school wil dat een leerling uit de eerste klas met zijn digitale licentie ook toegang heeft tot het lesmateriaal uit de zesde, dan kunnen wij dat regelen’. Een school kan ervoor kiezen of ze er nog een folio bij willen.
Bij Malmberg zagen ze in 2014 de verdere digitalisering in het onderwijs al aankomen. Toen ontwikkelden ze de MAX-methode. ‘Ons LiFo-model is gestoeld op de visie dat veel leermiddelen digitaal ingezet zullen worden. Bankieren gaat ook niet meer met alleen een acceptgiro. We hebben ons volledig ingezet op blended learning, met nadruk op de digitale licentie’, licht Cock toe.
Vier tips voor het kopen van leermiddelen met de Europese aanbestedingsprocedure
Tip 1: Neem de tijd!
Cock adviseert schoolbesturen over de aankoop van leermiddelen. ‘Mijn eerste advies is altijd: neem de tijd! Plan minstens zes maanden in om iedereen in te lichten over de nieuwe aanbesteding. Aanbesteden is een lastig proces en het is belangrijk dat iedereen op één lijn zit. Dan kan een school daadwerkelijk alles uit de inkoop van lesmethode halen.’
Tip 2: Kijk naar je onderwijs
Zorg dat je weet hoe digitaal lesmateriaal op jouw school wordt ingezet en of LiFo de juiste keuze is. ‘Als jouw school nog niet toe is aan een digitale lesmethode, dan kan dat. Ga dan voor een aanbesteding voor een digitale licentie plus boek’, aldus Cock.
Tip 3: Pak het schoolbreed aan
Een offerte moet schoolbreed gesteund worden. ‘Zorg daarom dat alle lagen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de offerteaanvraag. Van het onderwijsondersteunend personeel tot de rectoren’, licht Cock toe. ‘Zorg dat iedereen de tijd krijgt de offerteaanvraag te bekijken en wensen kenbaar te maken. Op die manier krijg je een offerteaanvraag op maat waar iedereen wat mee kan.’
Tip 4: Maak een implementatieplan
‘Maak een duidelijk implementatietraject na de aanbesteding: wie doet wat en wanneer?’ Zo zorg je ervoor dat de aanbesteding een succes wordt en iedereen binnen de school weet waar hij aan toe is.
Cock Meijer is Key-Accountmanager bij uitgeverij Malmberg. In zijn werk legt hij de verbinding tussen de uitgeverij, schoolboekhandelaren én alle schoolbesturen van het voortgezet onderwijs in Noord-Nederland. Daarbij weet hij ook nog eens alles over Europees aanbesteden.
‘Mijn kennis over het Europees aanbesteden is geboren uit noodzaak. En in mijn vak moet ik van alles iets weten: hoe een uitgeverij werkt, hoe een schoolboekhandel werkt, hoe het bij een school werkt en hoe iedereen in de wedstrijd zit. Het is erg abstract, maar levert interessante gesprekken op.’
