Waar tegenwoordig vrijwel iedere middelbare scholier toegang heeft tot een portal of online werkplek, kan het voor docenten nog weleens behelpen zijn. ‘Ouderwets’ met tientallen mapjes op de computer werken is dan ook geen uitzondering. Met een grote hoeveelheid documenten, tegenwoordig vaak op verschillende devices, kan dat een chaos worden. Google Drive heeft een aantal opties die je helpen organiseren en je tegelijkertijd efficiënter laten werken.
Samenwerken met collega’s
Met Google Docs kun je met collega’s werken in hetzelfde document, op hetzelfde moment. Om tijdens het werk te communiceren kun je gebruik maken van de chatfunctie, die rechts naast het werkdocument verschijnt. En als je het fijner vindt om elkaar te zien tijdens het werken dan start je een hangout. Dat kan met één collega, maar ook met een aantal tegelijk. Tijdens de sessie is het mogelijk om documenten te openen die iedereen kan zien. Handig om bijvoorbeeld een proefwerk door te spreken of een gezamenlijke presentatie voor te bereiden. Je kunt bestanden uploaden, maar ook online aan de slag met een document, spreadsheet, presentatie, formulier of tekening.
Beheer je privacy
Soms wil je niet dat collega’s jouw documenten al kunnen zien. In Google Docs is dat gemakkelijk te beheren. Er zijn verschillende instellingen; naast de openbare instelling kun je documenten op privé zetten, maar ook selectief toegang verlenen aan bepaalde collega’s. Ook kun je instellen wie er aanpassingen in het document mag maken. En zoals hierboven beschreven, kun je die aanpassingen tegelijkertijd maken. Zo kun je op afstand gemakkelijk samenwerken en is je document altijd up-to-date.
Google Doc Search Engine
Als docent heb je doorgaans te maken met een enorme berg aan verschillende documenten. Vooral wanneer je het druk hebt kan het vervelend zijn om te moeten zoeken naar het juiste document: ‘Onder welke naam had ik het ook alweer opgeslagen?’ Google vergemakkelijkt deze zoektocht met de Google Doc Search Engine. Er zijn verschillende manieren om snel te vinden wat je nodig hebt. Want naast zoeken op de titel, kun je ‘tags’ invoeren zodat documenten gerangschikt zijn op onderwerp. En als je weet wie er aan het document heeft gewerkt, kun je zoeken op gebruikersnaam.
Het is mogelijk om een Google Drive map op een eigen device te installeren. De in die map opgeslagen bestanden zijn altijd en overal toegankelijk. In ieder geval, zolang beschikt over een werkende internetverbinding.
Maak jij ook gebruik van Google Drive of zweer je bij een ander systeem om werk te organiseren en documenten te delen met collega’s? Deel uw favoriete programma’s en tools via onderstaand reactieformulier met collega’s.
